Readiness assessment na prática: como saber se a operação está pronta

Todo projeto tem uma data de virada. Poucos têm um mecanismo honesto para responder se a operação está pronta para ela. Readiness assessment é esse mecanismo, e ele só funciona se puder dar resultado ruim.

O erro mais comum

Transformar o readiness em formalidade. Se a pergunta for "você se sente preparado" numa reunião com o patrocinador presente, todo mundo responde que sim, o relatório fica verde e a surpresa chega no dia seguinte ao go-live.

Readiness não mede sentimento. Mede evidência de capacidade.

O que eu meço

Separo em quatro blocos, e cada um tem uma pergunta que só se responde com fato:

• Conhecimento. A pessoa consegue executar a tarefa no sistema novo sem ajuda? Não é "fez o treinamento". É "executou".
• Processo. As exceções estão mapeadas e têm dono? A operação normal quase sempre funciona. O que derruba go-live é a exceção sem responsável.
• Ferramenta e acesso. Todo mundo tem credencial, perfil correto e o equipamento que a tarefa exige? Parece básico e é o que mais falha.
• Suporte. A pessoa sabe para quem ligar na primeira hora do problema, e essa pessoa sabe que é ela?

Com quem eu falo

Nunca só com a liderança. A liderança conhece o plano, e o plano não é a operação. Falo com quem executa a tarefa todo dia e, quando existe terceiro envolvido, falo com o terceiro. Em projeto de transporte, isso quer dizer conversar com transportadora, que não lê comunicado interno e não participa do treinamento corporativo.

O que fazer quando o resultado é ruim

Aqui está a parte que exige combinar antes. Se o readiness não pode mudar a decisão, ele não serve para nada. Combino três saídas com o patrocinador antes de aplicar:

1. Vai como está, com plano de contingência explícito para o ponto fraco.

2. Vai parcialmente, começando pelo grupo pronto e escalonando o resto.

3. Adia, com nova data e ação clara para o que faltou.

Ter as três na mesa antes muda a conversa. Sem isso, o resultado ruim vira discussão sobre a metodologia da pesquisa, e não sobre a operação.

O que a rede de champions tem a ver com isso

Muita coisa. O champion é quem me dá o sinal real antes do formulário. Quando quatro champions dizem na mesma semana que a equipe não está confortável com uma etapa específica, isso é mais preditivo do que qualquer percentual agregado.

Um lembrete que eu repito

Prontidão não é evento. Continua se movendo depois da virada, e é por isso que hypercare existe. Medir uma vez, na véspera, e nunca mais é a forma mais elegante de descobrir tarde.